JOB

Secrétaire administratif·ve polyvalent·e (H/F/X)

Accueil – logistique – comptabilité de base – marchés publics

Temps partiel | Charleroi

 

Rejoignez RESERVOIR A !

Vous aimez être au cœur de l’action, gérer des sujets variés et faire en sorte qu’un bureau fonctionne sans accroc ?
Vous êtes à l’aise pour passer d’un appel téléphonique à un tableau Excel, puis à la préparation d’un dossier administratif, le tout avec méthode et sang-froid ?

 

RESERVOIR A, bureau d’architecture en pleine expansion, recherche un·e Secrétaire administratif·ve polyvalent·e pour épauler l’office manager et contribuer activement au bon fonctionnement du bureau.

 

👉 Découvrez nos projets sur www.reservoira.org

 

À propos de nous : RESERVOIR A, c’est une équipe d’environ 20 personnes (architectes, urbanistes, paysagistes, spécialistes BIM) qui travaille sur des projets publics et privés variés.
Nous fonctionnons dans une ambiance bienveillante, collaborative et structurée, où la rigueur administrative est essentielle pour soutenir la créativité et la production.

 

Votre rôle

Vous occupez une fonction centrale et transversale au sein du bureau.
Vous êtes la personne qui fait le lien, anticipe, organise, suit et sécurise les aspects administratifs du quotidien comme des projets.

 

Le poste demande de la polyvalence, une bonne capacité d’organisation et une gestion fiable des priorités.

Il est conçu pour être compatible avec un temps partiel, avec une répartition claire des tâches et un accompagnement par l’office manager.

 

Vos missions :

  1. Accueil & organisation du bureau
  • Accueil des visiteurs, gestion des appels et des e-mails généraux
  • Gestion des agendas et coordination logistique des réunions
  • Suivi du courrier entrant/sortant
  • Intendance générale du bureau (salles, fournitures, propreté, matériel)
  1. Gestion administrative & documentaire
  • Classement, archivage et structuration des documents (papier et numérique)
  • Rédaction et suivi de courriers, e-mails et notes internes
  • Mise à jour et gestion de fichiers partagés (principalement sous Excel)
  • Suivi administratif de dossiers transversaux
  1. Comptabilité de base
  • Encodage des factures entrantes et sortantes
  • Émission de factures et suivi des paiements
  • Tenue de tableaux de suivi et échanges avec le comptable
    (pas de comptabilité complexe, mais rigueur indispensable)
  1. Marchés publics & offres
  • Participation à la préparation des candidatures et offres
  • Collecte, vérification et mise en forme des documents administratifs
  • Constitution et dépôt des dossiers complets dans le respect des procédures et délais

(Une formation interne est prévue pour les spécificités des marchés publics)

  1. Logistique & fournisseurs
  • Suivi des commandes de matériel et relations avec les fournisseurs
  • Veille au bon fonctionnement global du bureau et à la disponibilité des ressources

 

Profil recherché :

Nous recherchons une personne fiable, structurée et autonome, capable de tenir un rôle administratif clé dans une structure dynamique.

  • Bachelier en secrétariat, gestion administrative ou équivalent, ou
  • Expérience professionnelle probante de minimum 5 ans dans une fonction administrative polyvalente (PME, bureau d’études, cabinet, administration, etc.)
  • À l’aise avec la diversité des tâches et le changement de priorités
  • Très bonne maîtrise de MS Office, en particulier Excel (tableaux, suivis, formules simples)
  • Rigueur, sens de l’organisation et souci du détail
  • Autonomie, débrouillardise et esprit d’équipe

Atouts (non obligatoires)

  • Connaissance des marchés publics
  • Sensibilité aux outils graphiques (InDesign)
  • Connaissance du néerlandais et/ou de l’anglais

 

Ce que nous offrons

  • Une fonction clé et variée, au cœur de la vie du bureau
  • Un environnement de travail stimulant et humain
  • Une formation interne progressive (notamment sur les marchés publics)
  • Contrat : CDI
  • Temps de travail : temps partiel 20h/semaine réparties sur 5 jours. Le poste est prioritairement pensé pour ce régime, avec une ouverture à la discussion pour un bon profil souhaitant un horaire à repartir autrement dans la semaine ou souhaitant un nombre d’heures légèrement supérieur
  • Avantages : chèques-repas, ordinateur de fonction, événements d’équipe
  • Lieu : Charleroi
  • Entrée en fonction : dès que possible

 

Candidature – format obligatoire

Afin de garantir un traitement équitable et ciblé des candidatures, seuls les dossiers respectant le format ci-dessous seront examinés.

Envoyez un seul PDF (CV + lettre de motivation, max. 1 page)
À : candidature@reservoira.org
Objet : RA_Poste_SECRETARIAT

Merci d’indiquer dans le corps de votre mail :

  1. Le régime souhaité (mi-temps / 3/5 / 4/5) et vos jours de disponibilité
  2. Votre date de disponibilité
  3. Les 3 missions parmi celles décrites que vous vous sentez le plus à l’aise d’assumer
  4. Votre mobilité vers Charleroi (temps de trajet)

Date limite : 11 janvier 2026